Elektronischer Datenaustausch

• eAU-Verfahren – Änderungen ab 2027
• Neues Dialogverfahren Betriebsdatenpflege 
• Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung und digitale Entgeltunterlagen
• SV-Meldeportal
• Elektronische Unbedenklichkeitsbescheinigung

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist inzwischen fester Bestandteil der sozialversicherungsrechtlichen Datenaustauschverfahren. Zum 1. Januar 2027 wird das Verfahren mit einer neuen Datensatzversion weiterentwickelt. Neben der Einbindung der Jobcenter enthält sie zahlreiche Anpassungen für die praktische Abwicklung.

Der Datenaustausch Betriebsdatenpflege ist ein elektronisches Meldeverfahren, mit dem Arbeitgeber Änderungen ihrer Betriebsdaten an die Bundesagentur für Arbeit (BA) und die Sozialversicherungsträger elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal übermitteln (§ 18i Absatz 4 SGB IV).

Die elektronische Kommunikation im Dialogverfahren Betriebsdatenpflege setzt voraus, dass der Kommunikationspartner eindeutig adressierbar ist. Dazu müssen die Absendernummer oder gesonderte Absendernummer, die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs und die Betriebsnummer der Abrechnungsstelle immer angegeben sein. Die BA baut mit diesen Informationen eine Adressierungsliste auf, um den Arbeitgeber auch initiativ zu kontaktieren.

Im Falle der positiven Übermittlung einer Meldung im neuen Datenaustausch erhalten Arbeitgeber eine Weiterleitungsbestätigung. Zusätzlich übermittelt die BA folgende Rückmeldungen:

Unter die betrieblichen Stammdaten, die Arbeitgeber im Rahmen des Datenaustauschverfahrens Betriebsdatenpflege verpflichtend melden müssen, fällt auch die wirtschaftliche Betätigung, die über die Wirtschaftsunterklasse (WUKL) in Form einer fünfstellige Branchenzuordnung des Beschäftigungsbetriebs im Datenaustauchverfahren gemeldet wird (vergleiche § 18i Absatz 4 Satz 1 SGB IV).

Um dieser Verpflichtung besser als bisher Rechnung tragen zu können und die bei der BA vorliegende Datenqualität zu verbessern, wird die Wirtschaftsunterklasse im neuen Datenaustausch ab dem 1. Januar 2027 als „Muss-Feld“ umgesetzt. 

Die Träger der Rentenversicherung prüfen mindestens alle vier Jahre bei den Arbeitgebern, ob sie ihre Melde- und Beitragspflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ordnungsgemäß erfüllen (vergleiche § 28p SGB IV).

Auf Antrag können/konnten Arbeitgeber für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der euBP verzichten. Der Antrag ist/war formlos und unter Angabe der Betriebsnummer beim Rentenversicherungsträger zu stellen, der für die jeweilige Betriebsprüfung zuständig ist (vergleiche § 126 SGB IV). Da diese Vorschrift sich nicht speziell nur auf die Entgeltabrechnungsdaten bezieht, war von einem bereits erklärten Verzicht auch die elektronische Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung erfasst.

Nach erneuter Verlängerung um 1 Jahr endet diese Übergangsregelung zum 1. Januar 2028. Die euBP ist deshalb ab 2028 verpflichtend von allen Arbeitgebern zu nutzen. Arbeitgeber, die bislang die euBP noch nicht nutzen, müssen sich – falls sie es noch nicht getan haben – spätestens im Jahr 2027 damit beschäftigen, damit die elektronische Übermittlung endgültig für Daten ab Anfang 2028 reibungslos aus dem Entgeltabrechnungssystem heraus funktioniert.

Arbeitgeber sind verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Diese Unterlagen müssen so gestaltet sein, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers ermöglichen. Die Angaben sind vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren. Zudem müssen Entgeltunterlagen grundsätzlich in deutscher Sprache geführt werden (vergleiche § 28f Absatz 1 Satz 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 BVV).

Bereits seit dem 1. Januar 2022 besteht für Arbeitgeber die Pflicht, alle begleitenden Entgeltunterlagen verpflichtend zumindest auch in digitaler Form zu führen (vergleiche § 8 Absatz 3 BVV). Arbeitgeber konnten sich allerdings auf Antrag beim Rentenversicherungsträger, der für die jeweilige Betriebsprüfung zuständig ist, bis zum 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen befreien lassen (vergleiche § 8 Absatz 3 BVV). Ab dem Jahr 2028 entfällt diese Befreiungsmöglichkeit – analog zum Entfall der Befreiungsmöglichkeiten für die euBP – vollständig. Auch diese Frist wurde kurzfristig um 1 Jahr verlängert.

Eine rückwirkende Digitalisierung aller Personalakten ist nicht vorgeschrieben. Die Verpflichtung zur elektronischen Führung gilt nur für neue Tatbestände und Ereignisse, die sich spätestens ab dem 1. Januar 2028 ergeben. Eine rückwirkende elektronische Führung für Zeiträume vor dem 1. Januar 2028 ist daher nicht zwingend erforderlich.

Es ist konkret vorgeschrieben, in welcher Form diese begleitenden Entgeltunterlagen ab dem 1. Januar 2027 geführt werden müssen. Die Unterlagen müssen dem Arbeitgeber künftig von Arbeitnehmern oder anderen zuständigen Stellen elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Normalerweise genügt hierfür bereits ein einfaches Foto mit dem Smartphone, sodass relevante Entgeltunterlagen schnell und unkompliziert übermittelt werden können. Arbeitgeber sind anschließend verpflichtet, diese Unterlagen elektronisch zu führen.

Elektronische Führung bedeutet, dass die Unterlagen dem Arbeitgeber als Dateien vorliegen müssen, damit sie elektronisch gespeichert, dokumentiert und im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung übermittelt werden können.

Soweit die Entgeltunterlagen nach § 8 Absatz 2 BVV nicht bereits aus seiner elektronischen Entgeltabrechnung entnommen werden können (digital vorliegen), sind sie dem Arbeitgeber von den zuständigen Stellen oder den Beschäftigten in elektronischer Form bereitzustellen. Dabei trägt der Arbeitgeber die Verantwortung dafür, dass die Entgeltunterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung vollständig und lesbar vorliegen. Eventuelle Probleme oder Mängel gehen zulasten des Arbeitgebers.

Für die Digitalisierung sind ausschließlich gängige Dateiformate zulässig. Hierzu zählen PDF-Dateien sowie Bilddateien im Format JPEG, BMP, PNG oder TIFF. Bei PDF-Dateien dürfen Online-Signaturen, Transfervermerke und Formularfelder eingebunden werden. Allerdings dürfen die Dateien nachträglich nicht mehr veränderbar sein.

Für die elektronische Ablage gelten konkrete Formvorgaben. Jede Entgeltunterlage muss in einer separaten Datei gespeichert werden. So müssen beispielsweise der Personalfragebogen und der Arbeitsvertrag eines Beschäftigten jeweils in getrennten Dateien abgelegt werden. Unzulässig ist es, mehrere Unterlagen in einer einzigen Datei zusammenzufassen. Wo der Arbeitgeber diese elektronischen Dateien speichert, bleibt ihm grundsätzlich selbst überlassen. Möglich sind beispielsweise professionelle Dokumentenablagen, Dateimanagementsysteme, zertifizierte Lohnabrechnungsprogramme, Ordnerverzeichnisse auf dem Computer oder gesicherte Cloud-Lösungen.

Das SV-Meldeportal setzt alle bereits gesetzlich festgelegten Änderungen im elektronischen Datenaustausch um. Letzte fachliche und technische Änderungen aufgrund neuer gesetzlicher Vorgaben und Verfahrensänderungen wurden zum 1. Juli 2026 vorgenommen.

Die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung ist seit dem 1. Januar 2024 nach § 108b SGB IV in elektronischer Form durch den Arbeitgeber (auch Nachunternehmer und beauftragte Verleiher) zu beantragen.

Dafür kann eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe, wie das SV-Meldeportal oder ein entsprechendes Entgeltabrechnungssystem, genutzt werden, welches das Zusatzmodul 37 – elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren UB (Unbedenklichkeitsbescheinigung) – umgesetzt hat.

Die Krankenkassen haben festgestellt, dass das elektronische Antragsverfahren von den Arbeitgebern und deren Bevollmächtigten gegenwärtig weiterhin unzureichend angenommen und genutzt wird. Die überwiegende Anzahl der Anträge auf Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung wird nach wie vor auf dem herkömmlichen Weg gestellt (zum Beispiel durch Anruf, E-Mail, Brief), obwohl die digitalen Möglichkeiten gegeben sind.

Arbeitgeber, die mehrere Beschäftigungsbetriebe haben und deshalb mehrere Betriebsnummern (Hauptbetriebsnummern) verwenden, müssen diese Betriebsnummern bei der Erstellung des Beitragsnachweises angeben. Das gilt auch für die DEÜV-Meldungen und bei der Zahlung der Beiträge. Es wird dabei immer die Adresse des jeweiligen Beschäftigungsbetriebes genutzt, die der Einzugsstelle bekannt ist. Seit dem 1. Juli 2026 können die Krankenkassen für jeden einzelnen Beschäftigungsbetrieb eine separate Unbedenklichkeitsbescheinigung ausstellen. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitgeber insgesamt für alle seine Beschäftigungsbetriebe seine Beitragsnachweis- und -zahlungspflichten erfüllt hat.

Die Einzugsstelle lehnt die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung ab, wenn Beitragszahlungen nicht vollständig oder fristgerecht geleistet, Beitragsnachweispflichten nicht erfüllt wurden, kein laufendes Arbeitgeberkonto geführt wird oder wenn der Nachweis einer Vollmacht (zum Beispiel eines beauftragten Steuerberaters) fehlt. Für den Vollmachtsnachweis wird ein Datenfeld zur Übermittlung eines entsprechenden PDF-Dokuments zur Verfügung gestellt.

Bezüglich einer möglichen Ablehnung wurden zum 1. Juli 2026 eindeutige Rückmeldekennzeichen eingeführt, die den Ablehnungsgrund erklären und damit transparenter machen. Folgende Kennzeichen werden genutzt: 

[Bearbeitungsstand: 14.10.2026]