Mit dem „Dritten Gesetz zur Entlastung insbesondere der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie“ und dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz wurde eine gesetzliche Grundlage für den elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen in § 109 SGB IV geschaffen.
Spätestens seit dem 1. Januar 2023 erfolgt auf dieser Basis der Abruf der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsdaten (eAU) durch die Arbeitgeber über eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe (wie beispielsweise sv.net oder zukünftig das SV-Meldeportal).
Zur weiteren Optimierung des eAU-Verfahrens wird zum 1. Januar 2024 eine sogenannte Kernprüfung eingeführt. Diese soll verhindern, dass unvollständige oder fehlerhaft übermittelte AU-Daten zum Abruf durch die Arbeitgeber bereitgestellt werden. Sie wird von der zuständigen Krankenkasse, bei der der Arbeitgeber AU-Daten abfragt, durchgeführt.
Es kann daher vorkommen, dass die Anfrage eines Arbeitgebers über das Vorliegen und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit erst zu einem späteren Zeitpunkt mit Daten beantwortet werden kann, wenn erst eine Korrektur der AU-Daten erforderlich ist. Zunächst würde ein Arbeitgeber eine Rückmeldung mit Grund „4“ (AU-Daten liegen nicht vor) als Zwischennachricht erhalten.
Kann die Krankenkasse innerhalb von 14 Tagen nach Eingang der Arbeitgeberanfrage die AU-Bescheinigung klären und korrigieren, beantworten sie die Arbeitgeberanfrage mit Daten. Folgende Fehler werden zukünftig vor Übermittlung an den Arbeitgeber korrigiert:
Der entscheidende Vorteil ist, dass Arbeitgeber zukünftig gesicherte AU-Informationen erhalten!
Ab 2025 soll zusätzlich die Möglichkeit bestehen, nicht nur Grund „4“ zurückzumelden, sondern auch einen Rückmeldetatbestand „In Prüfung“.
Mit dem sogenannten Krankenhauspflegeentlastungsgesetz wurde gesetzlich geregelt, dass Arbeitsunfähigkeitsdaten, die der bisher zuständigen Krankenkasse für Zeiten nach dem Ende der Versicherung übermittelt werden, an die neue Krankenkasse weiterzuleiten sind.
Hierdurch wird sichergestellt, dass von der Arztpraxis übermittelte eAU-Daten auch dann der zuständigen Krankenkasse zugehen, wenn in der Arztpraxis vor Abschluss eines Krankenkassenwechsels die elektronische Gesundheitskarte (eGK) der bisher zuständigen Krankenkasse (Vorkrankenkasse beziehungsweise Vorkasse genannt) vorgelegt wurde oder ein Wechsel der Krankenkasse innerhalb des Quartals erfolgt ist. Arbeitgeber sollen ohne Zusatzaufwände und manuelle Klärungen immer die relevanten eAU-Daten übermittelt bekommen.
Entsprechende Arbeitsunfähigkeitsdaten sind daher nach Abschluss des Krankenkassenwechsels proaktiv von der bisher zuständigen Krankenkasse (Vorkrankenkasse) an die neue Krankenkasse (Folgekrankenkasse oder auch Folgekasse genannt) weiterzuleiten (vgl. § 304 Absatz 2 SGB V sowie §§ 109 und 109a SGB IV i.V.m. § 69 SGB X).
Um auch für die Dauer bis zum Abschluss des Krankenkassenwechsels einen zeitnahen Abruf der eAU-Daten durch die Arbeitgeber zu ermöglichen, sind zusätzlich Arbeitgeberanfragen, die der neuen Krankenkasse vor Abschluss des Krankenkassenwechsels zugehen und zu der keine entsprechenden Arbeitsunfähigkeitsdaten vorliegen, von der neuen Krankenkasse an die bisher zuständige Krankenkasse weiterzuleiten und von dieser auf Basis der dort vorliegenden Daten zu beantworten.
Folgende Konstellationen sind möglich:
Arbeitgeber sollten sich darauf einstellen, dass Daten beim KOM-Server nicht ausschließlich von der von ihnen angefragten Krankenkasse abgeholt werden, weil durch eine Weiterleitung zwischen den Krankenkassen auf die Anfrage des Arbeitgebers auch Rückmeldungen einer bisher nicht angefragten Krankenkasse übermittelt werden können. Sie können also von mehreren Krankenkassen Rückmeldungen zu einer Anfrage bekommen.
Sowohl die proaktive Übermittlung der eAU-Daten nach Abschluss des Krankenkassenwechsels als auch die Weiterleitung der Arbeitgeberanfragen erfolgen ab dem 1. April 2024 im Rahmen des Datenaustausches elektronische Arbeitsunfähigkeit (eAU).
Sie wurden bislang in der Regel papiergestützt von den Arbeitgebern beantragt und in derselben Form von den Einzugsstellen ausgestellt. Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wird zum 1. Januar 2024 ein elektronisches Antrags- und Ausstellungsverfahren für Unbedenklichkeitsbescheinigungen geschaffen (vgl. § 108b SGB IV).
Danach haben Arbeitgeber die Unbedenklichkeitsbescheinigungen ab dem 1. Januar 2024 elektronisch über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe (wie zum Beispiel dem SV-Meldeportal) bei den betroffenen Einzugsstellen zu beantragen. Diese melden das Ergebnis der Prüfung unverzüglich nach Eingang des Antrags elektronisch mit einem Datensatz an den antragstellenden Arbeitgeber zurück. Der Datensatz enthält dann entweder die Unbedenklichkeitsbescheinigung oder die Ablehnung.
Mit einer Unbedenklichkeitsbescheinigung erbringt der Arbeitgeber den Nachweis seiner Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit hinsichtlich der ihm obliegenden Beitragszahlungspflichten. Die Einzugsstelle dokumentiert mit der Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung, dass bei ihr ein entsprechendes Arbeitgeberkonto geführt wird, für wie viele versicherungspflichtige Arbeitnehmer sie aktuell den Beitrag einzieht und ob der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Beitragsabführung ordnungsgemäß nachkommt.
Es gibt zwei Arten von Unbedenklichkeitsbescheinigungen, die über das elektronische Verfahren ausgestellt werden können:
Die Unbedenklichkeitsbescheinigung kann über das neue maschinelle Meldeverfahren einmalig oder im Abonnentenmodell angefordert werden. Bei Wahl des Abonnentenmodells entscheidet der Arbeitgeber sich dafür, dass durch die Kasse Unbedenklichkeitsbescheinigungen automatisiert ohne erneuten Antrag in einem bestimmten Turnus ausgestellt werden sollen. Dabei stehen eine monatliche, vierteljährliche oder halbjährige Ausstellung der Bescheinigungen zur Auswahl.
Die Laufzeit des Abonnements ist in zeitlicher Hinsicht grundsätzlich nicht begrenzt. Der Arbeitgeber kann das Abonnement jederzeit per elektronischer Meldung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Im Falle des Widerrufs wird das Abonnement zukunftsbezogen beendet. der Versicherungspflicht befreien lassen. In der Rentenversicherung besteht Versicherungspflicht aufgrund einer geringfügig entlohnten Beschäftigung – mit den bekannten Befreiungsregelungen.
Sofern zu einem späteren Zeitpunkt erneut die Ausstellung einer Unbedenklichkeitsbescheinigung gewünscht wird, ist ein neuer elektronischer Antrag zu stellen.
Sollte bereits ein Abonnement bestehen, sollten Sie dieses im elektronischen Verfahren neu beantragen. Eine automatische Übertragung der Bestandsdaten in das elektronische Verfahren ist nicht vorgesehen.
Auslandseinsätze von Beschäftigten und Dienstreisen ins Ausland sind seit dem Ende der Corona-Pandemie mittlerweile wieder zur Normalität geworden. Für Beschäftigte, die im Rahmen ihres deutschen Beschäftigungsverhältnisses vorübergehend im Ausland eingesetzt sind, gelten die deutschen Rechtsvorschriften über die soziale Sicherheit unter folgenden Umständen weiter:
Das europäische Gemeinschaftsrecht (vgl. Verordnungen (EG) Nummer 883/2004 und 987/2009) gilt für Entsendungen in Mitgliedstaaten der Europäischen Union, nach Norwegen, Island und Liechtenstein, in das Vereinigte Königreich sowie in die Schweiz. Der Zeitraum der Entsendung ist auf 24 Monate begrenzt und es darf keine Person abgelöst werden, die bereits auf diese Stelle im anderen Mitgliedstaat entsendet wurde. Das europäische Gemeinschaftsrecht ist einheitlich für die Kranken-, Pflege-, Renten-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung sowie für Familienleistungen und die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall anzuwenden.
Daneben gibt es zweiseitige Sozialversicherungsabkommen (SV-Abkommen) zwischen Deutschland und anderen Staaten für bestimmte Zweige der Sozialversicherung (zum Beispiel USA, China oder Indien). In den Abkommen sind unterschiedliche Entsendezeiträume vorgesehen.
Eine konkrete Aufstellung, für welche Staaten SV-Abkommen gelten, und die maßgebenden Regelungen finden Arbeitgeber auf der Homepage der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) in den Merkblättern „Arbeiten in …“
Bei Entsendungen in Staaten, für die es keine Sozialversicherungsabkommen gibt, kann eine Beurteilung nach deutschem Recht erfolgen (Ausstrahlung, vgl. § 4 SGB IV). Hierbei besteht keine feste Zeitgrenze. Der Einsatz muss allerdings zwingend im Vorhinein befristet sein. Das 8. SGB IV-Änderungsgesetz sieht vor, dass künftig alle Anträge, die auf die Prüfung und Festlegung der anwendbaren Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit zielen, digital über das jeweilige Antrags- und Bescheinigungsverfahren abzuwickeln sind (vgl. § 106a bis § 106d SGB IV neue Fassung). Die Umsetzung war ursprünglich für den 1. Januar 2024 angekündigt und vorgesehen, erfolgt größtenteils aber erst zum 1. Januar 2025.
Bei Entsendungen von Arbeitnehmern in Mitgliedstaaten der Europäischen Union, nach Norwegen, Island und Liechtenstein sowie in das Vereinigte Königreich und in die Schweiz haben Arbeitgeber eine A1-Bescheinigung zu beantragen, die der Arbeitnehmer im Ausland mitzuführen hat. Eine ausgestellte A1-Bescheinigung dokumentiert, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit während des Auslandseinsatzes weiter gelten, und sie gilt für den Arbeitnehmer im Ausland bei Kontrollen als Nachweis für das Bestehen des Sozialversicherungsschutzes.
Die Ausstellung einer A1-Bescheinigung für eine entsandte Person ist von Arbeitgebern seit dem 1. Januar 2019 ausschließlich digital über das Entgeltabrechnungssystem oder eine maschinelle Ausfüllhilfe (zum Beispiel zukünftig über das SV-Meldeportal) an die für die Prüfung der Entsendung zuständige Stelle zu übermitteln (vgl. § 106 SGB IV). Dies sind in Deutschland die folgenden Stellen:
Die jeweiligen Voraussetzungen für die Ausstellung der A1-Bescheinigung werden von der zuständigen Stelle geprüft und das Ergebnis elektronisch (in der Regel durch Ausstellung der A1-Bescheinigung) festgestellt.
Über das digitale Antragsverfahren A1 sind auch sogenannte Ausnahmevereinbarungen für Einsätze in der Europäischen Union, Norwegen, Island und Liechtenstein, dem Vereinigten Königreich sowie der Schweiz bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) zu beantragen. Durch eine Ausnahmevereinbarung können Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen dem deutschen Sozialversicherungsrecht unterstellt bleiben, auch wenn sie vorübergehend in einem anderen Staat erwerbstätig sind und die Voraussetzungen einer Entsendung nicht vorliegen.
Auch bei kurzen Auslandstätigkeiten (zum Beispiel Dienstreisen) ist jeweils eine A1-Bescheinigung zu beantragen. Sofern diese aufgrund kurzfristig anberaumter Einsätze noch nicht vorliegt, sollte der Arbeitnehmer die Antragsbestätigung mitführen, die im Rahmen des elektronischen Antragsverfahrens zugestellt wird.
Bei Entsendungen in Staaten, mit denen ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen geschlossen wurde (Abkommenstaaten), erfolgt die Beantragung der Entsendebescheinigung bislang in Papierform über konkret dafür vorgesehene Antragsformulare. Die Prüfung und Ausstellung erfolgt abhängig vom Entsendestaat entweder durch die gesetzliche Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist, oder durch die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA).
Mit dem 8. SGB IV-Änderungsgesetz wurde beschlossen, dass auch diese Bescheinigungen bei den hierfür zuständigen Stellen elektronisch durch Datenübertragung aus einem systemgeprüften Programm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe (wie zum Beispiel das SV-Meldeportal) zu beantragen sind (vgl. § 106c Absatz 1 bis 4 SGB IV neue Fassung). Die zuständige Stelle hat den Antrag elektronisch anzunehmen, zu verarbeiten und zu nutzen. Nach Feststellung, dass die deutschen Rechtsvorschriften über soziale Sicherheit gelten, erfolgt die Übermittlung der Daten der jeweiligen Bescheinigung über das anwendbare Recht innerhalb von drei Arbeitstagen durch Datenübermittlung an den Arbeitgeber.
Diese sollte die Bescheinigung der betreffenden Person unverzüglich zur Verfügung stellen, damit während des Auslandseinsatzes ein Nachweis bezüglich des Sozialversicherungsschutzes gegeben ist.
Soweit eine Bescheinigung vom jeweiligen Träger nicht ausgestellt werden kann, wird dies dem Arbeitgeber ebenfalls durch Datenübermittlung bekannt gegeben. Ursprünglich war vorgesehen, dass dieses Verfahren bereits zum 1. Januar 2024 starten sollte. Der Starttermin wurde allerdings auf den 1. Januar 2025 verschoben. Darüber hinaus sieht das 8. SGB IV Änderungsgesetz vor, dass die Beantragung von Anspruchsbescheinigungen für Grenzgänger in das digitale Antragsverfahren A1 zu integrieren ist. Auch dies war ursprünglich zum 1. Januar 2024 vorgesehen. Der Starttermin wurde ebenfalls auf den 1. Januar 2025 verschoben.
Telearbeit beziehungsweise die Arbeit im Homeoffice spielen in der heutigen Arbeitswelt eine immer größere Rolle. Da im Hinblick auf das anwendbare Sozialversicherungsrecht der physische Arbeitsort ein entscheidendes Kriterium ist, kann die Ausübung von Telearbeit zu Hause zu einem Wechsel des Sozialversicherungsrechts führen, wenn ein Arbeitnehmer nicht im Staat des Arbeitgebersitzes wohnt.
Für Grenzgänger wurden in diesem Kontext während der Corona-Pandemie Sonderregelungen geschaffen. Bis zum 30. Juni 2023 galt für sie das Sozialversicherungsrecht des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, auch dann, wenn bis 25 Prozent der Tätigkeit im Homeoffice gearbeitet wurde. Mittlerweile wird deutlich mehr im Homeoffice gearbeitet als noch vor der Pandemie. Um den geänderten Arbeitsmustern Rechnung tragen zu können, wurde im Rahmen einer EU-Arbeitsgruppe eine dauerhafte Lösung für grenzüberschreitende Telearbeit erarbeitet.
Zum 1. Juli 2023 ist eine neue multilaterale Rahmenvereinbarung auf Grundlage von Artikel 16 Absatz 1 VO (EG) 883/04 in Kraft getreten.
Die Rahmenvereinbarung wurde von allen Nachbarländern Deutschlands unterzeichnet. Der belgische Föderale Öffentliche Dienst für Soziale Sicherheit hat eine entsprechende Aufstellung auf seinem Internetauftritt veröffentlicht.
Für Arbeitnehmer, deren Arbeitgeber ihren Unternehmenssitz in Deutschland haben, ist die Anwendung der Rahmenvereinbarung bei der Deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland (DVKA) elektronisch zu beantragen.
Weitere Informationen finden Sie im Internetauftritt der DVKA.
Alle Arbeitgeber in Deutschland, die Mitglied einer Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse sind, haben zum 1. Januar 2023 eine neue 15-stellige Unternehmensnummer für die gesetzliche Unfallversicherung erhalten (vgl. § 224 SGB VII). Die Bekanntgabe erfolgte schriftlich durch die Unfallversicherungsträger. Die Unternehmensnummer hat die bisherige Mitgliedsnummer in der gesetzlichen Unfallversicherung ersetzt und damit verschiedene Systeme der Mitgliedsnummern bei den Berufsgenossenschaften abgelöst. Die Unternehmensnummer besteht aus insgesamt 15 Ziffern. Die ersten zwölf Zeichen setzen sich zusammen aus einer zufälligen Ziffernfolge und werden für den Unternehmer (natürliche oder juristische Person oder Personengesellschaft) vergeben. Die letzten drei Ziffern kennzeichnen immer das zugehörige Unternehmen. Betreibt ein Unternehmer mehrere Betriebe, erfolgt die Zuordnung in numerisch aufsteigender Folge (001, 002, 003 etc.).
Arbeitgeber haben die Unternehmensnummer bei der Erstellung und Abgabe der Jahresmeldung zur Unfallversicherung und des elektronischen Lohnnachweises für das Kalenderjahr 2023 anzugeben. Beide Meldungen sind spätestens bis zum 16. Februar 2024 elektronisch abzugeben.
Die Jahresmeldung ist für jeden in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherungspflichtig Beschäftigten unabhängig von den Entgeltmeldungen zu den anderen Sozialversicherungszweigen abzugeben. Das gilt auch für geringfügig entlohnte und kurzfristig Beschäftigte.
Neuen Unternehmen wird bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit automatisch eine Unternehmensnummer ausgestellt (vgl. § 136a SGB VII).
Die Träger der Rentenversicherung prüfen bei den Arbeitgebern, ob sie ihre Melde- und Beitragspflichten im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz ordnungsgemäß erfüllen (§ 28p SGB IV). Jeder Arbeitgeber wird mindestens alle vier Jahre geprüft.
2021 wurden insgesamt rund 681 Millionen Euro an Gesamtsozialversicherungsbeiträgen im Rahmen von Betriebsprüfungen nacherhoben.
Zum 1. Januar 2023 wurde die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) mit dem 7. SGB IV-Änderungsgesetz verpflichtend eingeführt (vgl. § 28p SGB IV). Mit der euBP wird die Betriebsprüfung digital unterstützt und der Aufwand einer herkömmlichen Betriebsprüfung für alle Beteiligten verringert. Sie ersetzt die bei einer herkömmlichen Betriebsprüfung erforderliche Einsichtnahme und Prüfung der Unterlagen durch die Betriebsprüfer vor Ort. Die prüfrelevanten Daten aus dem Gehaltsabrechnungs- und Buchhaltungsprogramm werden über die euBP elektronisch aus dem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm des Arbeitgebers an die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung übermittelt. Die Betriebsprüfer können die elektronisch bereitgestellten Unterlagen dann an ihrem Arbeitsplatz prüfen.
Die Bereitstellung der prüfrelevanten Arbeitgeberdaten erfolgt in einem gesicherten und zertifizierten Online-Verfahren. Dabei nutzt man das sogenannte eXTra-Verfahren. Hierbei handelt es sich um ein einheitliches, XML-basiertes Transportverfahren, das bereits an anderen Stellen (zum Beispiel bei der Sofortmeldung) innerhalb der Sozialversicherung verwendet wird.
Bereits mit Datum vom 28. Februar 2023 wurden die „Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ in der vom 1. Januar 2024 an geltenden Fassung und darauf basierend die Datensatzstrukturen für den Datenaustausch angepasst. Für einen Übergangszeitraum bis zum 31. Dezember 2024 gelten die „Grundsätze für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung“ in der vom 1. Januar 2023 an geltenden Fassung parallel weiter. Softwarehersteller müssen die entsprechenden Anpassungen demzufolge noch nicht zwingend bis zum 1. Januar 2024 umgesetzt haben.
Auf Antrag können Arbeitgeber aber weiterhin für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten über das Verfahren der euBP verzichten. Der Antrag wird formlos und unter Angabe der Betriebsnummer beim Rentenversicherungsträger gestellt, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.
Seit dem 1. Januar 2023 wurde die Einrichtung eines Arbeitgeberkontos ins elektronische DEÜV-Meldeverfahren aufgenommen. Da viele Arbeitgeber und Softwarehersteller den gesetzlich vorgegebenen Zeitpunkt zur Umsetzung nicht einhalten konnten, wurde eine Übergangszeit bis zum 30. Juni 2023 eingeräumt.
Seit dem 1. Juli 2023 werden Angaben zum Arbeitgeberkonto nunmehr zwingend elektronisch von den Krankenkassen bei Arbeitgebern eingefordert. Die Übermittlung erfolgt mit dem Datensatz (DSAK). Sie erfolgt bei erstmaliger Sozialversicherungsmeldung (Anmeldung) oder bei erstmaliger Erstellung eines Beitragsnachweises. Abgefragt werden die Arbeitgebergrunddaten, die Umlagewahl, die Arbeitgeberkorrespondenzadresse, ein SEPA-Lastschriftmandat und gegebenenfalls ein Steuerberater oder sonstiger Dienstleister in der Entgeltabrechnung. Zu diesen Daten sind – unter Angabe des Gültigkeitsdatums – auch jederzeit Änderungsmeldungen möglich.
DEÜV-Anmeldungen von Arbeitgebern erfolgen mit folgenden Abgabegründen:
Bei den Abgabegründen 10, 11 und 40 meldet die Krankenkasse dem Arbeitgeber bereits seit dem 1. Januar 2021 elektronisch zurück, ob eine Mitgliedschaft zum Zeitpunkt der DEÜV-Anmeldung besteht. Es handelt sich hierbei um die elektronische Mitgliedsbestätigung (vgl. § 175 Absatz 3 Satz 3 SGB V).
Neben der Information zur Feststellung der Mitgliedschaft wird der Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft aufgrund der Aufnahme der Beschäftigung oder des Krankenkassenwechsels angegeben. Die Angabe entspricht grundsätzlich dem Beginn-Datum der DEÜV-Anmeldung. Sofern der Arbeitgeber die Information erhält, dass eine Mitgliedschaft nicht besteht, muss er die DEÜV-Anmeldung stornieren, die korrekte Krankenkasse ermitteln und die DEÜV-Anmeldung erneut abgeben.
Neu eingeführt wurde ab dem 1. Januar 2024 eine elektronische Rückmeldung der Krankenkassen bei der DEÜV-Anmeldung mit dem Abgabegrund „12“ im Rahmen eines Beitragsgruppenwechsels, sofern ein wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze krankenversicherungsfreier und privat krankenversicherter Arbeitnehmer während des Beschäftigungsverhältnisses krankenversicherungspflichtig wird. Damit wird auch in diesen Konstellationen für die Arbeitgeber ersichtlich, dass für den Arbeitnehmer tatsächlich eine Mitgliedschaft bei der jeweiligen Krankenkasse zustande kommt und die Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge im Rahmen des Gesamtsozialversicherungsbeitrags an diese Krankenkasse abzuführen sind.
Häufig liegen bei Neueinstellungen von Arbeitnehmern zum Zeitpunkt der Abgabe der DEÜV-Anmeldung keine oder keine vollständigen Informationen zur Erfüllung der Meldepflichten vor. Beispielsweise sind die Versicherungsnummer des Arbeitnehmers und die zuständige Krankenkasse nicht bekannt beziehungsweise der Arbeitnehmer kann diese Angaben nicht zuverlässig ohne weitere Erhebungsaufwände machen. Arbeitgeber sollten vor Erstellung einer DEÜV-Anmeldung über ihr Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine maschinelle Ausfüllhilfe konsequenter das elektronische Verfahren zur Abfrage der Rentenversicherungsnummer mit dem Datensatz Versicherungsnummernabfrage bei der Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV) nutzen (vgl. § 28a Absatz 3a Satz 1 SGB IV).
Seit dem 1. Januar 2024 können Arbeitgeber und Zahlstellen für Versorgungsbezüge die für ihre Arbeitnehmer oder Versorgungsempfänger zuständige Krankenkasse beim GKV-Spitzenverband elektronisch abfragen (vgl. 28a Absätze 3c und 3e SGB IV). Die Abfrage erfolgt über ein Entgeltabrechnungsprogramm oder eine maschinelle Ausfüllhilfe (zum Beispiel das neue SV-Meldeportal) mit der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers. Ist auch diese unbekannt, hat zunächst der Abruf der Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung zu erfolgen. Der GKV-Spitzenverband beantwortet die Anfragen der Arbeitgeber und Zahlstellen innerhalb von 24 Stunden auf elektronischem Wege.
Sofern zum Zeitpunkt der Abfrage eine Krankenkasse eine Mitgliedschaft für den Arbeitnehmer oder Versorgungsempfänger führt, wird diese Information inklusive der Betriebsnummer der zuständigen Krankenkasse elektronisch zurückgemeldet. Sofern im Einzelfall zum Zeitpunkt der Abfrage keine Mitgliedschaft bei einer Krankenkasse ermittelt werden kann, wird auch dies zurückgemeldet. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zu kontaktieren und weitere Ermittlungen anzustellen.
Die Rückmeldung des GKV-Spitzenverbandes zur Krankenkasse ersetzt nicht die elektronische Mitgliedsbestätigung der Krankenkasse nach
§ 175 Absatz 3 Satz 3 SGB V.
[Bearbeitungsstand: 15.12.2023]
