Die Sozialversicherungsträger (Gesetzliche Krankenversicherung, Deutsche Rentenversicherung, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung und Bundesagentur für Arbeit) sind dazu verpflichtet, Arbeitgebern eine allgemein zugängliche elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe zur Verfügung zu stellen, um Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt an die jeweiligen Sozialversicherungsträger zu übermitteln (vgl. § 95a SGB IV).
Insbesondere kleinere Betriebe sind den heutigen digitalen Anforderungen im Kontext der Meldeverfahren zur Sozialversicherung nur begrenzt gewachsen. Es ist eine große Herausforderung, vollelektronisch im Dialog erreichbar zu sein und alle Daten aus Sozialversicherungsmeldungen einschließlich der Entgeltdaten elektronisch für spätere Prüfungen vorzuhalten sowie für einen Abruf bereitzustellen.
sv.net bot den Betrieben in diesem Kontext keine elektronische Vorhaltemöglichkeit für Daten. Es gab in der Comfort-Version lediglich die Möglichkeit, einen lokalen Speicher zu nutzen.
Die ebenfalls von der ITSG komplett neu entwickelte systemgeprüfte Ausfüllhilfe SV-Meldeportal trägt den heutigen digitalen Anforderungen Rechnung. Es wurde eine Lösung geschaffen, um Daten in einem zentralen, sicheren Datenspeicher vorhalten zu können. Diese Daten sollen später auch für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) genutzt werden können. In die Programmierung der neuen Anwendung sind die Erfahrungen mit sv.net aus den letzten Jahrzehnten eingeflossen, um das SV-Meldeportal optimal auf die Bedürfnisse der Benutzer auszurichten.
Es soll zwar weiterhin vorrangig kleine Arbeitgeber bei der Erfüllung der Meldepflichten und dem Abruf von Bescheinigungen unterstützen. Aber auch mittelständische und große Unternehmen, Selbstständige, die öffentliche Verwaltung sowie Zahlstellen können das SV-Meldeportal nutzen.
Das SV-Meldeportal führt wie bisher sv.net keine Berechnungen zur Ermittlung der Beiträge durch und steht damit nicht in Konkurrenz zu den professionellen Entgeltabrechnungsprogrammen.
Das SV-Meldeportal hat im Mai 2023 die vorgeschriebene Systemprüfung bestanden. Danach wurde es von den Sozialversicherungsträgern für den Betrieb freigegeben.
Anfang Juli 2023 startete ein eingeschränkter Pilotbetrieb. Bis Ende September 2023 wurden mit einer steigenden Anzahl von Nutzern Erfahrungen mit der neuen Anwendung gesammelt.
Am 4. Oktober 2023 wurde das SV-Meldeportal für den flächendeckenden Produktionsbetrieb freigeschaltet. Seit diesem Zeitpunkt können sich alle Arbeitgeber für die Nutzung des SV-Meldeportals registrieren.
In einer Übergangszeit bis zum 31. Dezember 2023 kann/konnte sv.net noch weiterhin uneingeschränkt genutzt werden. Mit Einschränkungen wird sv.net bis zum 29. Februar 2024 nutzbar sein. Ab dem 1. März 2024 wird sv.net abgeschaltet. Eine Datenmigration ist nicht möglich!
Nutzer, die regelmäßig sv.net zur Beantragung von A1-Bescheinigungen oder zur Abfrage von eAU-Daten genutzt haben, sollten rechtzeitig auf das SV-Meldeportal umstellen, damit Rückantworten nicht ins Leere laufen.
Das SV-Meldeportal ist eine reine Web-Anwendung, die ausschließlich mit einem Browser ausgeführt wird und unter www.sv-meldeportal.de abrufbar ist. Es setzt sich zusammen aus einer Web-Präsenz und der eigentlichen Ausfüllhilfe, die über die Web-Präsenz oder direkt aufgerufen werden kann.
Die Web-Präsenz stellt für den Benutzer ausführliche Informationen zur Nutzung der Ausfüllhilfe bereit. Dazu werden auch kurze Videosequenzen mit begleitenden Dokumentationen angeboten, die einfach und verständlich die einzelnen Funktionen erklären. Die Anwendungsoberfläche der Web-Präsenz und der Ausfüllhilfe sind im modernen Kacheldesign gehalten und barrierefrei. Durch das responsive Design (die Benutzeroberfläche passt sich automatisch an die Auflösung des genutzten Endgerätes an) ist die Nutzung des SV-Meldeportals von Endgeräten aller Art wie PC, Tablet oder Smartphone möglich.
Falls gewünscht und bei der Registrierung bestätigt, ist die Nutzung des Online-Speichers möglich.
Wir empfehlen die Nutzung des Online-Speichers, weil er dauerhaft den zu betreibenden Aufwand stark reduziert. Ohne Online-Speicher werden nur die Basis-Stammdaten übernommen.
Das neue SV-Meldeportal kann ausschließlich nach erfolgter Registrierung und Authentifizierung genutzt werden.
Die neuen Funktionen im Einzelnen
Das SV-Meldeportal bietet neben den schon aus sv.net bekannten Funktionen (zum Beispiel 23 Fachverfahren mit 74 Formularen) folgende neue Funktionen und Vorteile:
Optional wird Arbeitgebern die Nutzung eines zentralen, sicheren Online-Datenspeichers angeboten, der redundant in zwei Rechenzentren des technischen Betreibers (ITSG) betreut wird. Die Daten des Arbeitgebers werden verschlüsselt gespeichert und stehen ausschließlich legitimierten Benutzern zur Verfügung. Der Zugriff von Unberechtigten ist durch eine komplexe IT-Infrastruktur, die in modernen Rechenzentren betrieben wird, ausgeschlossen. Das neue Portal ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Der Online-Datenspeicher hält die Firmendaten, Personaldaten sowie alle abgegebenen und empfangenen Meldungen für die Dauer von maximal fünf Jahren vor. Damit können auch kleinere Unternehmen alle relevanten Daten elektronisch speichern und bei Bedarf für einen Abruf bereitstellen, ohne sich um aufwändige Schutzmaßnahmen und Datensicherungen kümmern zu müssen. Die Daten werden in einer eindeutigen Beziehung hinterlegt. Einer Betriebsnummer ist eine Art Aktenschrank zugeordnet. Der Inhaber der Betriebsnummer verwaltet die Zugriffsrechte darauf.
Das SV-Meldeportal bietet eine gestufte Personalverwaltung mit Historienführung unter Nutzung des Online-Datenspeichers an. Für die Mitarbeiter eines Unternehmens werden unter der Betriebsnummer die Basisdaten wie Name, Anschrift, Geburtsdatum und Versicherungsnummer erfasst. Die in Meldungen für die Mitarbeiter erfassten Daten werden automatisch in die Stammdaten mit Bezug auf den Monat des Meldedatums übernommen. Damit ist es möglich, spätere Meldungen einzelnen Zeiträumen zuzuordnen.
Arbeitgeber, die für mehr als eine Betriebsnummer Daten mit den Sozialversicherungsträgern austauschen, oder Dienstleistungspartner, die für mehrere Arbeitgeber die Entgeltabrechnung und das Meldewesen übernehmen, können eine neue strukturierte Mandantenverwaltung nutzen. Der Arbeitgeber kann beispielsweise einer Steuerberatungskanzlei für einen frei bestimmbaren Zeitraum ein Mandat übertragen, die in seinem Auftrag Meldungen etc. mit Sozialversicherungsträgern austauscht. Am Ende dieser Zusammenarbeit verfügt der Arbeitgeber aber weiterhin über seine Daten im Online-Datenspeicher, da diese immer mit Bezug zu seiner Betriebsnummer erfasst und ausgetauscht werden.
Bisherige Nutzer von sv.net/comfort, die Daten auf ihrem lokalen System gespeichert haben, können diese nicht ins SV-Meldeportal übernehmen, da die Datenstruktur des SV-Meldeportals mit sicherer Datenverschlüsselung nicht mit dem von sv.net kompatibel ist und ein Import mit Datenkonvertierung zu fehleranfällig gewesen wäre. Des Weiteren haben auch mehrere fachliche Vorgaben, die der Sicherheit der Datenhoheit dienen, wie beispielsweise die Zuordnung von Datensätzen zu einer Betriebsnummer, welche im SV-Meldeportal angelegt sein muss, dies nicht möglich gemacht.
Arbeitgeber müssen sich im SV-Meldeportal authentifizieren und registrieren, damit ein Zugang möglich ist. Die Registrierung und der spätere LOGIN erfolgen über das ELSTER-Organisationszertifikat des Arbeitgebers.
ELSTER bietet mit dem bundeseinheitlichen Unternehmenskonto eine zentrale digitale Identität an, die für unterschiedliche Kommunikationsverfahren mit Behörden genutzt werden kann. Ein ELSTER-Unternehmenskonto können Arbeitgeber über die Webseite info.mein-unternehmenskonto.de einrichten. Im Zuge der Registrierung erhält der Arbeitgeber ein oder gegebenenfalls mehrere Organisationszertifikat/te, die von den authentifizierten Nutzern für die einmalige Registrierung und danach auch für jede Anmeldung am SV-Meldeportal genutzt werden.
Falls Ihr Unternehmen noch kein solches Zertifikat hat, sollten Sie sich so bald wie möglich darum kümmern.
Das Unternehmen hat die Möglichkeit, für jeden Personalverantwortlichen ein gesondertes Organisationszertifikat zu beantragen. Damit kann auch der Prozess der Anmeldung am SV-Meldeportal organisatorisch bezogen auf die berechtigten Mitarbeiter gesteuert werden. Für ein Unternehmenskonto können bis zu 500 Zertifikate beantragt werden.
Das SV-Meldeportal prüft bei jedem Anmeldevorgang automatisch die korrekte Zuordnung des genutzten Organisationszertifikats zum Unternehmenskonto. Damit wird die erforderliche Verfahrenssicherheit gewährleistet. Nach Einrichtung des ELSTER-Unternehmenskontos erfolgt der LOGIN und die Authentifizierung über https://sv-meldeportal. de mit dem jeweiligen lokal abgespeicherten ELSTER-Organisationszertifikat. Ergänzend dazu ist die Betriebsnummer des Arbeitgebers zwingend erforderlich. Nach Erfassung der Stammdaten des Arbeitgebers erhält dieser per Post ein Vertretungsberechtigungsschreiben (VBS) mit Freischaltcode. Die postalische Zustellung des VBS erfolgt an die Geschäftsleitung des antragstellenden Unternehmens. Damit ist die innerbetriebliche Unternehmensorganisation eingebunden und kann dem Nutzer den erforderlichen Freischaltcode zur Aktivierung des Zugangs zum SV-Meldeportal übergeben. Nach Eingabe des Freischaltcodes im SV-Meldeportal ist die Nutzung möglich. Auch für jede weitere Anmeldung im SV-Meldeportal wird das jeweiligen ELSTER-Organisationszertifikat und die Betriebsnummer benötigt.
Arbeitgeber sollten entweder frühzeitig ein neues Organisationszertifikat bei ELSTER beantragen oder die Nutzung eines bereits vorhandenen Zertifikates organisatorisch regeln.
Die Nutzungsgebühr wird bezogen auf zwei unterschiedliche Anwendergruppen für eine Laufzeit von 36 Monaten im Voraus erhoben. Die Nutzungsgebühr kann nur durch eine Überweisung oder über PayPal entrichtet werden.
Anwendergruppe 1 – Single-Mandanten-Variante
Sie dient dem Austausch von Meldungen für eine Betriebsnummer mit in der Regel eher begrenztem Meldevolumen (beispielsweise Kleinarbeitgeber). Für diese Gruppe betragen die Kosten 36,00 Euro netto zuzüglich geltender Mehrwertsteuer für drei Jahre (1 Euro pro Monat).
Anwendergruppe 2 – Multi-Mandanten-Variante
Sie dient dem Austausch von Meldungen für mehrere Betriebsnummern und einem entsprechenden Meldevolumen. Für diese Gruppe werden 99,00 Euro netto zuzüglich geltender Mehrwertsteuer für drei Jahre berechnet. Diese Variante dient auch der Nutzung für Mandate von Fremdfirmen (zum Beispiel für Steuerberater).
Ein Wechsel von der Anwendergruppe 1 zur Anwendergruppe 2 ist durch eine kostenpflichtige Neu-Registrierung jederzeit möglich. Ein Wechsel von der Anwendergruppe 2 zur Anwendergruppe 1 ist erst nach Ende der Laufzeit möglich. Allerdings verlieren diese Nutzer den Zugriff auf den Online-Datenspeicher aller weiteren Betriebsnummern („Mandate“). Alle Nutzer können beliebig viele Meldungen mit den Sozialversicherungsträgern austauschen.
Die Nutzung des SV-Meldeportals ist in den Jahren 2023 und 2024 kostenfrei, sofern sich Arbeitgeber und deren Dienstleistungspartner bis zum 31. März 2024 als Nutzer registrieren. Erst ab 2025 ist für diese Anwender die Nutzung des SV-Meldeportals kostenpflichtig. Ab dem 1. April 2024 wird die Nutzungsgebühr allen dann neu registrierten Arbeitgebern sofort in Rechnung gestellt.
Die hier wiedergegebenen Informationen bilden nur einen kurzen Überblick zu dem neuen SV-Meldeportal. Umfangreiche Informationen erhalten Sie auf der Webseite sv-meldeportal.de oder bei der ITSG. Das Erklärvideo zur Registrierung im SV-Meldeportal und weitere Videos und Dokumentationen finden Sie unter: sv-meldeportal.de/anleitungen Ausführlichere Informationen erhalten Sie auch in unserer Fachinformationen speziell zum SV-Meldeportal. Sie finden sie unter firmenkunden.tk.de, Suchnummer 2154126.
[Bearbeitungsstand: 13.10.2023]
